Jak se vyhnout zbytečným platbám u vašeho firemního systému?

Pro každou firmu je důležité optimalizovat své výdaje a minimalizovat zbytečné náklady. Jednou z oblastí, kde můžete ušetřit peníze, je optimalizace nákladů na firemní systém. Kvalitní a funkční firemní systém nemusí Vaší firmu zruinovat. Právě naopak by měl být velmi dobrým pomocníkem v dlouhodobém snižování nákladů.

Co je firemní systém?

Firemní systém je integrovaný softwarový systém (v podstatě mohutný program), který slouží k řízení a správě různých procesů a operací v rámci podniku. Jedná se o komplexní platformu, která zahrnuje různé moduly a funkcionality, jako je správa zákazníků (CRM systém), plánování podnikových zdrojů (ERP), výrobní a skladový systém, finanční řízení, lidské zdroje (HR), projektový management, elektronický obchod (e-commerce) a mnoho dalších. Firemní systém slouží k automatizaci a centralizaci důležitých podnikových procesů, zlepšuje efektivitu práce a poskytuje přehledný a integrovaný pohled na veškeré důležité informace a operace v rámci organizace.

A jak na něm tedy mohu ušetřit?

V tomto článku Vám představíme několik praktických tipů, jak se vyhnout zbytečným platbám a správně spravovat náklady na Váš firemní systém.

Prostudujte si licence dodavatelů

Mnoho firemních systémů má na první pohled velmi výhodné licence. Je však potřeba podívat se na ně detailněji. U každé nabídky si spočtěte kolik Vás bude stát rozšíření nebo jak se systém prodraží když se Vaše firma posune dál.

Často jsou licence koncipovány například tak že se platí předplatné za uživatele. S rozšířením firmy určitě budete potřebovat aby do systému mělo přístup více lidí a tím se předplatné velmi prodraží.

Foto: Pixabay

Zvolte systém, který přechází na Vás jako vlastníka

Vyhledejte open-source řešení, která po vývoji přechází na Vás jako vlastníka. Tímto způsobem eliminujete mnohé dlouhodobé výdaje spojené s licencemi a získáte plnou kontrolu nad systémem.

Ať už uvažujete o CRM, PIM nebo ERP systému, vždy je šance že má na trhu své zastoupení i open-source verze. Pokud potřebujete systém na míru může být prvotní investice větší, ale časem se Vám vrátí především díky tomu že nebudete muset platit velké částky za licence.

Využití open-source řešení má i mnoho dalších výhod jako je například to, že svá data vlastníte a nemusíte se při případném odchodu od dodavatele bát že za vydání dat bude chtít nemalou částku. Systém můžete hostovat u sebe na serveru nebo zvolit vlastního správce. Closed-source systém musí zůstat na serverech dodavatele a je tedy i určovatelem ceny.

Informuje se ohledně napojení a rozšíření

Krom toho, že za nové napojení může chtít dodavatel pravidelný příplatek (i přes to že se jedná o jednorázovou práci) tak se také může stát že propojení, které potřebujete nebude možné splnit nebo si za něj firma vyfakturuje nadměrně velkou částku. Tím se dostáváte do svízelné situace, zaplatit za napojení nebo hledat nový systém a migrovat data?

A opět se vracíme k open-source, díky otevřenému kódu celý systém vlastníte a nic Vám nemůže bránit v tom se sebrat a najít si jiného dodavatele, který Vám nabídne lepší cenu za naprogramované rozšíření nebo i celkovou správu systému.

Aktualizace jejich četnost a náklady

Nezapomeňte se zeptat na frekvenci aktualizací systému a související náklady. Je důležité mít aktuální verzi systému, která zajišťuje bezpečnost a přístup k nejnovějším funkcím, ale je nežádoucí aby aktualizace byly drahé nebo velmi časté a dlouhé, protože při nich se může systém nacházet v módu údržby a nelze jej využívat.

Vaše potřeby

A nezapomeňte se zaměřit na své (především budoucí) potřeby. Většina dodavatelů poskytuje konzultaci zdarma. Tam se můžete dozvědět co takové systémy mohou umět, které funkce je schopen dodavatel zajistit a na co lze systém napojit (dopravci, banky, služby Google, vlastní e-shop, čtečky, newsletter systém… prostě cokoli Vás napadne). Je velmi výhodné pokud má firemní systém vlastní API a tím pádem je lépe propojitelný s jinými službami.

Efektivní správa nákladů na firemní systém je klíčová pro finanční úspěch Vašeho podniku. Buďte proaktivní a to jak při výběru systému tak následně při jeho užívání a udržujte si přehled o svých nákladech, abyste dosáhli efektivního řízení a udržitelného růstu Vašeho podnikání.

Náhledové foto: Pixabay