Kdo u soudu uspěje se smlouvou podepsanou online? Podle zákona firmy i občané

„Když s klientem podepíšeme smlouvu online, bude pro obě strany závazná?“ bojí se často firmy. I když digitální dokumenty a podpisy mezi částí široké veřejnosti vzbuzují obavy, podle zákona mají stejnou váhu jako papírové dokumenty podepsané propiskou. Důvodem je tzv. zákaz diskriminace elektronické podoby dokumentu a podpisu.

Papír a tužka až na výjimky nejsou potřeba 

Spousta firem a dalších soukromých subjektů se stále spoléhá jen na papírové smlouvy, a to kvůli strachu, že digitálně podepsané dokumenty by jim soud při případném sporu smetl ze stolu. Současné zákony ale na elektronické dokumenty pamatují, dokonce jim přikládají významnou váhu.

V rámci soukromoprávních vztahů díky unijnímu nařízení eIDAS platí zákaz diskriminace elektronické podoby dokumentu a podpisu. Zjednodušeně to znamená, že úřady ani soudy nemohou vyžadovat papírovou smlouvu či jiný dokument, pokud existuje v elektronické podobě. To samé platí o podpisu, zároveň si občan či firma si může vybrat, jakou formu elektronického podpisu zvolí (pokud, a to jen ve výjimečných případech, zákon nevyžaduje specifický typ elektronického podpisu). „Formu elektronického podpisu si lze vybrat třeba u nájemní smlouvy, kupní smlouvy nebo různých formulářů. Firmy pak mohou bez obav online podepisovat účetní doklady, pracovní dokumenty, objednávky zboží či dohody o mlčenlivosti (NDA),“ popisuje zakladatel aplikace PodpisovnaPodpisovna Michal Bočan.  

Jak jsme však naznačili výše, existují výjimky, kdy zákon vyžaduje konkrétní typ podpisu. Patří mezi ně podpis elektronického dokumentu, kterým právně jedná státní instituce (např. obce a úřady) a jímž vůči občanům činí úkony tzv. veřejné povahy. V takovým případech je potřeba použít zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu.

Foto: Se svolením Michala Bočana

Písemný dokument neznamená papírový dokument

Dalším častým důvodem, proč se firmy zbytečně vyhýbají digitalizaci podepisování, je jejich mylná představa o tom, co znamená tzv. písemná forma dokumentu. „Když společnost či občan uzavírá jakoukoliv smlouvu, protistrana často chce, aby měla písemnou podobu. A to je v pořádku, protože co je psáno, to je dáno. Je ale důležité neplést si písemnou formu a papírový dokument. Písemný je totiž i elektronický dokument, pouze s tím rozdílem, že není fyzický, ale digitální,“ podotýká Bočan.

Vysokou jistotu získáte s online ověřením identity podepisujících

I když soudy a úřady nemohou diskriminovat elektronické dokumenty a podpisy, pro firmy i občany je ideální, když v případě sporu co nejlépe prokážou, kdo s nimi digitální dokument podepsal. Existují různé způsoby, jak identitu podepisujících prověřit, velmi jistou, bezpečnou jednoduchou cestou je využít podpisové aplikace, které umožňují ověření totožnosti pomocí spolehlivých prostředků, jako je Bank iD (bankovní identita), MojeID nebo Identita občana. „Díky těmto prostředkům získáte 100% jistotu, protože jak Bank iD, tak MojeID a Identita občana ověřují identitu na základě údajů, které jsou o občanech vedené ve státních registrech. Nejde je tedy nijak zfalšovat,“ uzavírá Michal Bočan. Spolehlivé ověření identity podepisujících pomocí výše uvedených prostředků umožňuje také aplikace Podpisovna. Podepisovat dokumenty online přes ni mohou běžní lidé, firmy i obce a úřady.

Náhledové foto: Se svolením Michala Bočana