Které listiny musíte zveřejňovat v obchodním rejstříku

Pokud jste podnikatelé a zároveň jste vy nebo vaše společnost zapsáni v obchodním rejstříku, máte povinnost zveřejňovat do sbírky listin určité dokumenty. Jaké dokumenty musíte do rejstříku vložit a zveřejnit? Na to se dnes podíváme!

Které listiny musíte zveřejňovat

Správu Obchodního rejstříku a sbírky listin má na starosti Ministerstvo spravedlnosti České republiky. Avšak nezávislé rejstříkové soudy, konkrétně krajské soudy příslušné k sídlu dané společnosti nebo subjektu, jsou pověřeny vedením těchto seznamů. Všechny požadavky a podmínky jsou upraveny zákonem o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. Tento zákon rovněž přesně stanovuje, jaké dokumenty musí být zahrnuty ve sbírce listin. První kategorie zveřejňovaných listin zahrnuje dokumenty, které je třeba předložit při zápisu subjektu do Obchodního rejstříku, protože bez těchto dokumentů nelze zápis provést. Do druhé skupiny pak patří veškeré další dokumenty, které se průběžně ukládají do sbírky. Zde jsou příklady dokumentů, které je nutné zveřejnit ve sbírce listin:

• dokumenty potvrzující vznik právnické osoby (např. zakladatelská listina, stanovy, společenská smlouva),
• rozhodnutí týkající se změn v orgánech společnosti (jmenování nebo odvolání členů),
• výroční zprávy a účetní závěrky,
• rozhodnutí o zrušení právnické osoby,
• rozhodnutí o exekuci nebo likvidaci.

Zveřejňování účetní závěrky

Nyní se zaměříme na zveřejňování účetních závěrek. Mnoho podnikatelských subjektů v tomto činí chyby a opomíjí povinnost zveřejňování, nebo se záměrně vyhýbá tomuto procesu. Je však důležité zdůraznit, že zveřejnění účetních závěrek je povinné pro všechny subjekty zapsané v obchodním rejstříku na základě zákona o účetnictví. Kromě společností mají povinnost zveřejňovat své účetní závěrky například i nadace, spolky nebo společenství vlastníků jednotek.

Standardně je účetní závěrka součástí výroční zprávy, ale není to absolutní podmínka. Tyto dokumenty se zasílají pouze v elektronické podobě ve formátu PDF a musí splňovat přesně stanovené požadavky, které detailně upravuje zákon o účetnictví. Každá účetní závěrka musí vždy obsahovat následující údaje:

• rozvahu,
• výkaz zisků a ztrát a přílohy, které slouží jako důkazy,
• vysvětlují a upřesňují uvedené informace.

Kromě toho je nezbytné, aby dokument obsahoval datum a elektronický podpis zástupce statutárního orgánu.

Sankce za nezveřejnění dokumentů

Dokumenty je potřeba co nejdříve po vzniku události uložit do sbírky listin. Některé dokumenty mají stanovenou lhůtu, ve které je třeba je zveřejnit. Pokud je listina výsledkem soudního rozhodnutí, je za její uložení odpovědný rejstříkový soud. V ostatních případech je zodpovědná společnost nebo jiný zapisovaný subjekt. Nesplnění této povinnosti může vést až k pokutě nebo zrušení společnosti. Rejstříkový soud může udělit pokutu až do výše 100 000 Kč, pokud povinnost není splněna a nedostatky nejsou odstraněny po výzvě. Pokud se nedostatky opakují nebo mají vážné důsledky pro třetí strany, může být zahájeno řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací po upozornění a přiměřené lhůtě. Finanční úřad může také zasáhnout v případě nesplnění povinností spojených s uložením účetní závěrky. Obvykle se snaží vyřešit tyto situace dohodou a upozorněním, ale může uložit pokutu až do výše 3 % celkové hodnoty aktiv.

Zdroj: https://dostupnyadvokat.cz/blog/sbirka-listin-obchodniho-rejstriku, https://www.finance.cz/542051-jak-zverejnit-ucetni-zaverku/

Náhledové foto – Pixabay