Mýty a fakta elektronického podepisování: Jaké jsou nejčastější dotazy občanů, úřadů a firem?

V našem právní řádu platí zásada, že co není zakázáno, je povoleno. Takže čistě teoreticky lze podepsat vše, kde zákon nestanoví nějaké specifické požadavky. Například notářsky ověřený podpis nebo elektronický podpis kvalifikovaným certifikátem, který využívá poměrně úzká skupina uživatelů, a ještě užší s ním pracuje zodpovědně. Dalším problémem je reálné přijímání elektronických (online) podpisů v běžném životě. Většina uživatelů má obavy, že takový dokument není ten „pravý“ a jeho používání se brání. A obecné neporozumění přináší občas absurdní situace. Navíc kolem elektronického podepisování koluje spousta mýtů. Abychom se v této problematice lépe orientovali, zeptali jsem se Michala Bočana, odborníka na elektronické podepisování a zakladatele aplikace Podpisovna, www.podpisovna.cz Podpisovna, www.podpisovna.cz.

Jaká je vaše zkušenost s elektronickým podpisem?

Shodou okolností jsem před několika měsíci podepisoval plnou moc určenou pro správní řízení u soudu a požadavek zněl: vytisknout, podepsat, naskenovat a poslat. Když jsem argumentoval, že takový podpis má stokrát nižší hodnotu než třeba podpis vytvořený naší PodpisovnouPodpisovnou a že vlastně ani není elektronickým podpisem podle zákona, tak mi bylo řečeno, že soud je na takové plné moci zvyklý a že to nemám řešit.

Pracují dnes s elektronickým podepisováním i čeští notáři?

Ano, v nějaké formě se tím v poslední době intenzivně zabývala notářská komora, ale upřímně řečeno nevím, v jakém legislativním a technologickém stavu se momentálně tato problematika nachází.

Kolik času a peněz mohou ušetřit firmy digitalizací dokumentů, elektronickým podpisem?

Čas jsou peníze, to je obecná poučka. Přímá úspora nákladů se dá většinou vyčíslit na desítky až stovky tisíc korun ročně, úspora času a s tím spojené úspory jsou řádově vyšší. Pamatuji si na výzkum jedné agentury, která uváděla, že klasickým způsobem trvá podpis dokumentu od jeho vytvoření po jeho archivaci zhruba 7 až 11 pracovních dní a stojí něco mezi 172 až 213 Kč bez započítání personálních nákladů. Při online řešení se jednalo o 2 až 5 pracovních dní s náklady v nižších desítkách korun. A zdůraznil bych, že se jedná o výdaje bez personálních nákladů!

Co se změnilo za poslední rok? Jaké eDoklady můžeme používat a na jakých úřadech?

Od 20. ledna 2024 se lze eDoklady prokázat na ústředních správních úřadech (např. všechna ministerstva, katastrální úřad apod.). Od 1. července 2024 tuto digitální peněženku využijete i u dalších státních orgánů (např. soudy, policie, kraje a obce s rozšířenou působností) a od 1. ledna 2025 už se eDoklady prokážete také u soukromých osob (např. zdravotní pojišťovny, školy, banky apod.) eDoklady jsou ve skutečnosti mezikrokem před zavedením tzv. evropské digitální peněženky, která bude platit v celé Evropské unii.

V čem se liší eDoklady a digitální občanka?  

eDoklady je mobilní aplikace, do které nahrajete své doklady v elektronické podobě, takže se pak pomocí aplikaci prokážete bez nutnosti nosit u sebe plastové kartičky. eDoklady tedy slouží k prokazování totožnosti/identity občanů ve fyzickém světě. Zatímco Digitální občanka je soubor osobních údajů (jméno, příjmení, datum narození nebo trvalý pobyt), které jsou o občanech vedené ve státních registrech. Digitální občanka tak slouží pro ověřování totožnosti/identity občanů v online světě.

Rýsuje se možnost, že by podnikatelé, právnické osoby a posléze i občané podepisovali pouze přes internet?

Ta možnost tady je již dnes, je to z 99 % na rozhodnutí firem, institucí a zodpovědných osob. Omezení, ať už legislativní nebo technologická, jsou opravdu relativně malá. Pokud ale míří otázka na nějaké zákonné omezení „papírové“ komunikace, tak tam bych byl velmi opatrný. Stále je velké procento uživatelů, kteří možnosti online komunikace nevyužívají a využívat nebudou. Nezapomeňme, že přechod na papírové peníze trval stovky let. Tady to asi nebude tak dlouho, ale rozhodně se bavíme o generacích.

Jaké mýty kolují k tomuto způsobu identity? Z čeho vycházejí?

Asi myslíte ověřování identity, které používáme třeba v naší Podpisovně Podpisovně a připojujeme o něm záznam do podepisovaného dokumentu. Aby bylo ověření spolehlivé, je potřeba využít pomyslného svědka, nebo my občas říkáme důvěrníka, kterého obě podepisující strany znají a kterému věří (nejlépe proto, že má oporu v zákonech a svým postavením vytváří důvěru a jistotu) a zapojit ho do procesu podepisování dokumentu. My využíváme ověření přes bankovní identitu (Bank iD), MojeID případně Identitu občana. Nejčastějším mýtem, se kterým se setkáváme, je, že dávám všanc svoje osobní údaje nebo (hlavně v souvislosti s Bank iD) přístup do banky. Je to samozřejmě nesmysl. Nikdo nepovolaný se k údajům nedostane a pokud někomu nevydáte přístupové údaje Vy sám(a), tak nebezpečí nehrozí. Ale pokud má někdo pocitově problém s využitím třeba své bankovní identity, tak mu radíme, aby si Bank iD zřídil u jiné banky, kde nemá účet (některé banky to umožňuji) nebo si zřídil ověřený účet u MojeID. Obojí je zdarma a bude ho(jí) to stát jen jednu návštěvu na přepážce banky respektive Czechpointu.

Michal Bočan: Foto se svolením Michala Bočana

Lze elektronický podpis zneužít?

Slovy klasika řečeno „žádný trezor není nedobytný“. Nicméně technologicky si dovolím tvrdit, že to možné není. Jako u každé technologie bývá nejslabším článkem člověk. Pokud někomu dáte přístupy k nějakému svému účtu nebo službě, může se stát, že ji zneužije. Ale to je problém lidského chování než samotné technologie.

Přinese nový zákon o právu na digitální služby do našich životů a do fungování firem převratné novinky?

Hrozně rád bych tomu věřil, ale jsem trochu skeptik. Samotný duch totiž přináší do fungování státní správy a samosprávy jednu zásadní povinnost. A to, poskytovat služby orgánů veřejné moci online. Byť se jedná o bohulibý záměr, nejsem si jistý, na jaké úrovni a kdy se to reálně povede. A to bez toho, aby naskakoval na populární vlnu kritiky digitalizace stavebního řízení. Ono dodržování ducha zákona státními institucemi se v realitě často různými nařízeními a prováděcími předpisy trochu pokroutí. Ale rád se spletu. Pokud by tedy stát a obce skutečně tento záměr dodržely, nutně se to přenese ještě více i do fungování firem.

Podpisovna.cz skýtá podnikatelskému prostředí dobré služby. Bude je ještě obohacovat?

Určitě. Veřejná služba Podpisovna.cz je spíše jen na vyzkoušení základních principů, kterými se při podepisování postupuje. Firemní verze Podpisovny Podpisovny toho umí mnohem více. Od různých podpisových a schvalovacích procesů, nastavení úrovně ověření a ověřovacích autorit, tvorbu šablon apod. V neposlední řadě bych chtěl uvést, že Podpisovna Podpisovna umí i další procesy, jako je hlasování, tajné volby a brzy i jednoduchá forma vytváření formulářů a jejich automatické vyplňování. A právě díky důvěryhodnému ověřování identity přes třetí strany (Bank iD, MojeID, Identita občana) si můžeme dovolit službu nabídnou online bez nutnosti složité interní hardwarové a softwarové infrastruktury.

Kdy se začaly ve světě podepisovat první dokumenty online?

První pokusy s podepisováním online spadají do období většího rozšíření internetu, to znamená konec osmdesátých a začátek devadesátých let minulého století. Problém s online podepisováním je ale spíše právního a komunikačního než technického rázu. Suchou řečí údajů by se dalo říct, že Evropská unie tyto záležitosti upravila nejdříve směrnicí 1999/93/EC a následně nařízením č. 910/2014, pro které se vžila zkratka eIDAS. Nařízení bylo shodou okolností právě v tomto roce novelizováno.

A kdy u nás?

Dovolil bych si tvrdit, že v této oblasti jsme nebyli příliš pozadu. Pokusy s „podepisováním“ dokumentů online se, pokud vím, v devadesátých letech objevovali na akademických pracovištích u nás také. Jak jsem ale říkal, hlavní problémy online nebo elektronického podepisování (běžný uživatel tyto věci totiž v zásadě neodlišuje) jsou ve srozumitelnosti komunikace, která se v této oblasti objevuje. Dovolím si tvrdit, že jsme stále v „prvobytně pospolné“ fázi uplatnění elektronických, nebo chcete-li, online podpisů v běžném životě a z toho vyplývá i chaos v informacích, které se dnes na uživatele valí.

V jakém stavu je „digitalizace“ ČR ve srovnání se zahraničím?

Když pominu severské a pobaltské státy, tak na tom zase tak špatně nejsme. Málo se to ví, ale některé oblasti (např. katastr nemovitostí) slouží v Evropě jako ukázkové řešení a vzor pro ostatní země. Nebo počet datových schránek je také docela optimistické číslo (https://statistikaamy.csu.gov.cz/sluzeb-e-governmentu-a-elektronickeho-zdravotnictvi-vyuziva-stale-vice-lidi). Co je ovšem bezpochyby katastrofa, je způsob, jak stát své služby nabízí, propaguje a vysvětluje. Odkázal bych možná na hodnocení jednotlivých států EU (https://www.dia.gov.cz/co-delame/zakon-c-12-2020-sb-o-pravu-na-digitalni-sluzby/desi-a-egovernment-benchmark-2023/), ve kterém se mimo jiné dozvídáme, že „opravdu špatná situace je v oblasti uživatelské podpory 68/84 (druzí odzadu), v mobilní přívětivosti 68/84 (druzí odzadu) a v oblasti předvyplněných formulářů 42/68 (třetí odzadu z 27 zemí EU). Ve všech oblastech je pouze minimální zlepšení o jeden procentní bod. Bohužel v těchto třech zmiňovaných oblastech rosteme pomaleji než průměr Evropské unie.

Kdo je Michal Bočan

Michal Bočan je spoluzakladatelem služby Podpisovna.cz. Budoucnost vidí v digitalizaci, ale na to slovo začíná být trochu citlivý. Digitalizaci totiž vnímá jako prostředek nikoliv jako cíl. Posláním a záměrem Podpisovny je zjednodušení života běžného člověka tak, aby ubylo papírování, cestování a aby lidé mohli vyřizovat formální záležitosti pouze online.

Náhledové foto: Se svolením Michala Bočana