Péče o firemní dokumenty: Klíč k efektivitě a bezpečnosti

Dokumenty jsou firemním pokladem, který často nedostává dostatečnou pozornost. Firmy často tráví zbytečné hodiny hledáním dokumentů a řešením problémů spojených s jejich správou. Jak však ukazuje Pavel Nykl ze společnosti Onlio, existuje moderní řešení – Document Management System (DMS), které může přenést firmy do nové éry efektivity a bezpečnosti.

Klenot každé firmy

Dokumenty jsou pro firmy stejně důležité jako peníze nebo zaměstnanci. Obsahují cenné informace, které jsou nezbytné pro chod podniku. Může jít o klíčové smlouvy, patentové receptury, interní směrnice nebo technologické postupy. Tyto dokumenty obsahují cenné know-how a informace nezbytné pro fungování firemního organismu.

Bohužel, mnoho manažerů podceňuje význam těchto dokumentů a jejich správu. Pokud firma nemá dobře nastavený systém správy dokumentů, může to mít řadu negativních dopadů, jako je ztráta času, peněz nebo dokonce důvěry zákazníků.

Velmi často firmy používají sdílený disk na centrálním serveru pro ukládání dokumentů. To může na první pohled vypadat jako dobrý způsob, ale to se může rychle změnit. Zaměstnanci mají různá oprávnění, jmenné konvence a pravidla pro ukládání dokumentů nejsou jasná. Hledání dokumentů se stává zdlouhavým a frustrujícím úkolem.

Pavel Nykl ze společnosti Onlio upozorňuje: „Každodenní hledání dokumentů může zabrat až 150 člověkodnů ročně.“ Firmy často ani neví o existenci efektivnějšího řešení pro správu dokumentů a zůstávají uvězněny v pasti sdíleného disku.

DMS: Klíč k efektivitě a bezpečnosti

Řešením tohoto problému je Document Management System (DMS) – software navržený speciálně pro správu firemních dokumentů. Existuje mnoho DMS na trhu, ale některé, jako například eDoCat DMS, jsou komplexní a schopné pokrýt potřeby rostoucích firem.

DMS nabízí širokou škálu funkcí, včetně výkonného vyhledávání, verzování dokumentů, správy toku práce a zajištění bezpečnosti dokumentů. To znamená, že pouze oprávnění uživatelé mají přístup k dokumentům, a to i na úrovni akcí, které mohou provádět s dokumenty.

Pavel Nykl zdůrazňuje: „Problém složkové struktury na sdílených serverových discích je, že se za čas hromadí výjimky v oprávněních, až se stane nemožným mít přehled. V DMS lze nastavit precizní uživatelská oprávnění, aby se zabránilo nepovolanému přístupu.“

Investice do budoucnosti

Investice do DMS může firmám přinést jistotu a efektivitu. DMS umožňuje rychlé vyhledávání dokumentů a sledování jejich historie. Je centrem pro správu veškeré firemní dokumentace. Digitální technologie, jako je DMS, zvyšují rychlost procesů a zlepšují konkurenceschopnost firem. Ušetřené prostředky lze investovat do dalšího rozvoje, což přispívá k celkové prosperitě firmy.

Pavel Nykl uzavírá: „DMS je nezbytným základním kamenem pro digitalizaci firem. Přináší obrovské příležitosti a zvyšuje konkurenceschopnost firem. Zdroje vložené do DMS jsou dobře investované do budoucího růstu společnosti.“

Zdroje info: Seteva, Onlio

Náhledové foto: Pixabay