Psaní mailů o vás prozradí hodně. Jak na ně?

Možná vám to přijde banální. Co by mohlo být těžkého na napsání emailu? Vězte, že někdy na tom však hodně záleží. Dnes si totiž budeme něco říkat zejména o mailech a korespondenci pracovní a seriózní. Tedy o zprávách, které by měly splňovat určitý standard. Pojďme se tedy podívat na to, jak má email vypadat, aby si o nás příjemce myslel jen to nejlepší.

Důležité věci – ihned v předmětu

Při pracovním styku se snažte, aby v předmětu byly vždy konkrétní důležité věci, pokud možno i adresované. Pokud v předmětu někoho oslovíte a napíšete například „dnes porada“, asi jej bude email více zajímat a otevře ho, než nic neříkající obecná označení typu „dnes dobrá zpráva“, nebo „denní rekapitulace“ a podobně. Dobré je tedy vždy v pár slovech vystihnout předmět emailu a také jej formulovat se zřetelem na jeho urgentnost.

Stručnost i pozdrav

Pokud opravdu píšete formální emaily, je nutné připojit na začátek oslovení i pozdrav. V normálním životě také takto začnete. Co se týče oslovení, může to být kámen úrazu. Jde-li například o akademickou půdu či zaměstnání, pro něž jsou akademické tituly důležité a charakteristické, použijte je. Vždy ten nejvyšší dosažený. Pro svého vyučujícího tak používejte například pane doktore či docente. V rámci komunikace třeba uvnitř advokátské kanceláře také použijte nejvyšší dosažený titul. Pro zaměstnání pak platí, že by se měla uvést alespoň pracovní pozice. Například: „Vážený pane řediteli“. Vhodná je také stručnost. V dlouhých emailech totiž může chybět efektivita. Nikoho, a v zaměstnání dvojnásob, nebaví číst pět vět, které by se dali napsat dvěma. Můžeme také zmínit obecné pravidlo – zabere-li čtení emailu adresátovi více jak minutu, raději mu zavolejte.

Vyzvěte adresáta ke konání

Poslední radou bude jakási údernost emailu. Ke konci zprávy se tedy nebojte napsat jasně formulovaný dotaz či požadavek, nebo například jen dovětek: „mohu s tím takto počítat?“. Je totiž dobré, aby vám adresát odpověděl. Toho můžete docílit zvýrazněním svého požadavku, aby se nakonec informace nesené ve zprávě neztratily.