Ušetřete čas efektivní organizací práce

Pracovat jako živnostník má mnohá pro a proti. Jedním z případných úskalí může být třeba takový výkaz práce. Pokud jste například kadeřnice, kosmetička, nebo opravář žaluzií, tak se vás asi měření času práce pro zákazníky úplně netýká. Jakmile ale vykonáváte nějakou činnost, jejíž cena se odvíjí především od počtu hodin, které prací strávíte, je nutné tento čas nějak měřit a vykazovat. Jak to ale dělat, abyste měli zcela jasný přehled o odpracovaném čase pro všechny své klienty a zároveň tím neztráceli další hodiny?

Papír, nebo počítač?

Pokud se snažíte technologiím vyhnout za každou cenu, můžete si výkaz práce evidovat na papíře. Zabere vám to ale více času. Porovnejte sami:

Pokud si budete každý den do diáře nebo kalendáře psát, kolik hodin jste odpracovali na tom či onom projektu, znamená to pro vás, že si vždy napíšete čas, kdy jste s činností začali a skončili (případně zapíšete i pauzy, které jste si v průběhu práce udělali). Z těchto dvou časů pak spočítáte, kolik hodin a minut vám práce zabrala. Jasně si v diáři označíte (nejlépe barevně), o kterého klienta se jednalo, a přejdete k dalšímu projektu, kde budete opakovat celý postup. Na konci každého týdne si pak sečtete všechen odpracovaný čas pro všechny klienty a tyto dílčí časy na konci měsíce také znovu sečtete. Nezní to ale jako zbytečně moc sčítání?

Pokud tedy v technologiích vidíte spíše pomocníka, určitě zvolte nějaké aplikace na měření času práce. A ideálně takové, které naměřený čas rovnou uloží a přiřadí ke správnému projektu daného klienta. Vy pak na konci měsíce jen přijdete a jedním kliknutím získáte měsíční výkaz práce pro každého klienta. Fakturace této práce pro vás pak už bude hračka.

Tip: Přečtěte si, jak logicky plánovat projektyjak logicky plánovat projekty.

Organizace práce

S měřením času práce pro klienty je neodmyslitelně spojená i organizace práce samotné. Mít přehled o stavu každého projektu, o tom, do kterých se pustit přednostně, o deadlinech atp. Opět si práci můžete organizovat jen pomocí diáře, ale jakmile vám projektů začne přibývat (nebo na ně třeba už nebudete sami, ale budete mít spolupracovníka či spolupracovníky), bude se vám všechno offline evidovat velice těžko a brzy ztratíte přehled o tom, co už je, nebo není hotové.

Pokud ale zvolíte nějakou aplikaci pro řízení projektů, nebude vám dělat organizace sebemenší problém. Přehledně si totiž rozdělíte každý projekt na jednotlivé úkoly a podúkoly, k nim nahrajete všechny potřebné materiály a přidáte termíny, kdy má být práce hotová (případně i kdo za ní zodpovídá). Každý den vám pak samo vyskočí upozornění, na čem máte pracovat.

Výkazy práce

U takto rozvržených úkolů můžete v aplikaci rovnou měřit i čas, který úkolem strávíte. Jednoduše zapnete start a rozběhne se časomíra, která po zastavení uloží data o odpracovaných hodinách přímo k úkolu. I když na něm budete pracovat vícekrát, aplikace časy sama nasčítá. Na konci měsíce pak stačí, když si vyfiltrujete jednotlivé klienty a přehledně uvidíte konečný čas, kterou jste pro ně za celý měsíc na všech projektech odpracovali. Fakturace prácebude tedy hračka. Nehledě na to, že takové aplikace umí fakturu dokonce samy vygenerovat.

Nekomplikujte si tedy život papírem a tužkou (i když mají svoje kouzlo) a vsaďte raději na aplikace určené k plánování práce. Na rozdíl od diáře je nikde neztratíte a nebudete se muset prodírat horami poznámek, škrtanců a šipek vedoucích sem a tam.

Zdroj info: https://www.lamael.cz/jak-logicky-planovat-projekty/

Náhledové foto: Canva