Vyplatí se vám vystavovat faktury online?

S možností vytvářet faktury online se v posledních letech setkal snad každý podnikatel. Možná si ale nejste jistí, jestli se vám takový způsob fakturace opravdu vyplatí. Proto se na něj v tomto článku podíváme – a porovnáme ho i s dalšími variantami.

Abychom mohli říct, jestli jsou online fakturační služby skutečně lepší než jiné způsoby fakturace, musíme se nejdřív podívat na to, jaké možnosti máte. Když pomineme ruční vypsání dokladu tužkou na papír, které už se téměř nepoužívá, můžete faktury vystavovat:

• offline ve Wordu nebo podobném kancelářském programu,
• offline pomocí fakturačního nebo účetního programu,
• online ve fakturační službě nebo účetnictví.

Na faktury jděte jednoduše

Důležité je uvědomit si, co přesně potřebujete. Pokud hledáte hlavně jednoduchý způsob, jak vystavovat faktury, můžete výběr zúžit na:

• Word a podobné kancelářské programy,
• offline fakturační software
• a online fakturaci.

Klasické účetní programy jsou totiž poměrně komplexní a obsahují spoustu funkcí a modulů, které nepotřebujete. A to se odráží i v jejich ceně.

Účetnictví se proto vyplatí v případě, že řešíte komplikovanější agendu. A vedete například knihu jízd nebo mzdové účetnictví.

Předpokládejme však, že vám jde opravdu primárně o tvorbu faktur. Tím pádem jsou pro vás zásadní tři výše zmíněné možnosti.

Příprava faktur ve Wordu

Tvorba faktur ve Wordu nebo jiném kancelářském programu je zajímavá zejména proto, že podobný software má v počítači prakticky každý. Nemusíte tedy stahovat žádný nový program a učit se s ním pracovat.

Tím ale výhody této varianty končí.

Faktury ve Wordu totiž zdaleka nevypadají tak dobře jako doklady vystavené pomocí fakturační služby nebo účetnictví. Většinu údajů navíc musíte vypisovat ručně. A to i v případě, že si připravíte šablonu.

Hrozí přitom, že se přepíšete nebo že zapomenete upravit některý údaj zkopírovaný z jiného dokladu. Ve faktuře se tak mohou objevit chyby.

Tvorba faktury v offline fakturačním programu

Zmíněné nedostatky dokáže odstranit offline fakturace. Tedy specializovaný program, který si stáhnete do počítače a ve kterém budete faktury vystavovat.

Nabídne vám všechno, co k tvorbě faktur potřebujete. Díky tomu doklady vypadají mnohem profesionálněji.

Řadu údajů také doplní automaticky. A přidá i QR kód, který klientům usnadní platbu.

Specializovaný software navíc bývá přehledný, a tak je vystavení faktury otázkou několika kliknutí.

Offline fakturace má ale jednu velkou nevýhodu – jste odkázaní na počítač, ve kterém je program nainstalovaný. Když se porouchá, nové doklady nevytvoříte.

Zároveň je potřeba data pravidelně zálohovat, abyste o ně při poruše nepřišli.

Fakturace v online fakturační službě

Online fakturační služby v sobě spojují výhody offline fakturace a online prostředí.

• Jsou přehledné.
• Vytvoříte v nich profesionálně vypadající faktury.
• Doplníte na ně QR kód.
• Fakturu vytvoříte na pár kliknutí.

Tvorba faktury online má ale ještě další výhody.

Za zmínku stojí zejména fakt, že online fakturační služby jsou propojené s databázemi, jako je například ARES. Umí tak automaticky doplnit řadu údajů – mimo jiné kontaktní údaje odběratele. A díky online propojení jsou tato data aktuální.

Navíc můžete dát přístup i své účetní. Ta si pak faktury stáhne, kdykoliv se jí to hodí. A vy se nemusíte o nic starat.

Největším plusem ale je, že k online fakturační službě máte přístup kdykoliv a odkudkoliv. Stačí jen připojení k internetu.

Fakturu tak vystavíte z počítače, tabletu i z telefonu. Třeba večer před usnutím.

Stejně jednoduše kdykoliv zkontrolujete také vystavené faktury. A když je to potřeba, jednoduše je upravíte.

Veškerá data jsou navíc uložená v cloudu. I když se vám tedy rozbije počítač, můžete dál fakturovat.

Výsledek? Online fakturace je ideální řešení

Z uvedeného přehledu je jasné, že výhody online fakturačních služeb jsou větší než u ostatních variant. Zejména dostupnost z jakéhokoliv zařízení je často neocenitelná.

Je sice pravda, že tyto služby bývají zpoplatněné, ale nabízí i verzi zdarma. Obvykle bývá limitovaná počtem dokladů nebo odběratelů. Pokud ale vystavujete jen pár faktur měsíčně stálým klientům, snadno se do limitu vejdete.

Tato varianta tak rozhodně stojí za vyzkoušení.

Náhledové foto: Pexels